Functioneel Beheerder Zaaksysteem en DMS

Zuidplas is een fusiegemeente die bestaat uit de dorpen Moerkapelle, Moordrecht, Nieuwerkerk aan den IJssel en Zevenhuizen. We bestaan pas 11 jaar, en net als een echte tiener groeien we hard. Dat biedt kansen: in je dagelijks werk én voor je carrière. Door onze ligging tussen Rotterdam en Gouda kun je jezelf ook aan grootstedelijke vraagstukken wagen. En de regio Midden-Holland waarin we ons bevinden, is eigenlijk een soort Nederland in het klein. Met een interessant speelveld, zowel politiek als geografisch.
 
Zuidplas groeit de komende jaren flink in inwoneraantal en daarmee ook in het aantal collega’s in de organisatie. We staan voor uitdagende opgaven en passen onze werkwijze aan de vragen vanuit de samenleving aan. Om aan te sluiten op die ontwikkelingen is op interactieve manier een concernplan Zuidplas Groeit! en veranderplan gemaakt, inclusief een nieuwe organisatievisie voor Zuidplas. De organisatieontwikkeling heeft als stip op de horizon de hoofdopgaven: Opgavegericht, Zelforganiserend, Slagvaardig en Wendbaar en is nog in volle gang.

Je gaat aan de slag in het team Informatievoorziening en Ondersteuning, dat bestaat uit bevlogen beleidsadviseurs Informatievoorziening, Bestuurs- en Clustersecretariaat en Facilitaire zaken. Ieder teamlid heeft een eigen taakaccent. We streven ernaar om breed inzetbaar te zijn op alle dossiers. Dat vraagt om een nauwe samenwerking, de nodige flexibiliteit en het vermogen om in een rap tempo te schakelen tussen strategisch denkwerk en tactische, operationele uitvoering. Wij kijken uit naar een collega met humor en daadkracht, die de verbinding binnen de organisatie vasthoudt en versterkt.

Je komt te werken in het team e-dienstverlening dat deel uitmaakt van het cluster Informatievoorziening en Ondersteuning. Het team zorgt er onder andere voor dat onze inwoners en ondernemers ook digitaal bij de gemeente Zuidplas terecht kunnen voor onze producten en diensten. We ontwikkelen hiervoor e-formulieren en zorgen dat voor de verwerking en afhandeling van deze aanvragen processen worden ingericht in het zaaksysteem. Dit doen we samen met onze collega’s in de diverse teams. Hierbij kijken we niet alleen naar hoe ondersteunen we het proces digitaal maar denken we ook mee in hoe we het proces van aanvraag tot afhandeling zo efficiënt en slim mogelijk inrichten zodat wij onze inwoners en ondernemers optimaal van dienst kunnen zijn!

Als team e-dienstverlening werken we aan het digitaliseren en optimaliseren van processen in onze organisatie. Daarnaast dragen we zorg voor het functioneel beheer van het Document Management systeem (DMS). Hierbij maken we gebruik van een scanoplossing om inkomende post te digitaliseren en middels een workflow in het DMS naar het juiste team in de organisatie te sturen voor afhandeling. Dit willen we verder ontwikkelen zodat de afhandeling in het zaaksysteem gaat plaatsvinden en er voor onze collega’s in de organisatie een eenduidige omgeving ontstaat voor het afhandelen van werkvoorraden. Om deze doorontwikkeling op te kunnen pakken zoeken we versterking binnen het team e-dienstverlening.

Binnen dit team is jouw primaire rol het functioneel beheer van het Zaaksysteem en het Document Management Systeem (DMS). Je gaat je bezighouden met:

• De inrichting van het Zaaksysteem en het DMS;
• Inrichten van nieuwe processen/ of verbeteren van bestaande processen in het zaaksysteem;
• Je analyseert het te ondersteunen proces;
• Je adviseert over mogelijke verbetering en optimalisatie in het proces;
• Je vertaalt het proces naar een inrichting in het zaaksysteem;
• Ondersteunen van gebruikers en (of key-users in kader van het DMS);
• Het testen van nieuwe releases van het Zaaksysteem en het DMS en zorgdragen voor de implementatie;
• Het verzorgen/organiseren van trainingen over het gebruik van het zaaksysteem/zaaktypen en DMS;
• Het opstellen van gebruikersdocumentatie.

Om deze functie goed uit te oefenen, herken jij je in de volgende eigenschappen:

• Je bent analytisch aangelegd en denk je procesmatig;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als op papier;
• Je bent een collega die kan luisteren, nieuwsgierig is en zich kan verplaatsen in vraagstukken en daarin verbinding weet te maken en oplossingen weet aan te dragen;
• Je bent leergierig en neemt zelf initiatief en maakt voorstellen voor jouw eigen ontwikkeling;
• Je neemt initiatief en kan je werk zelf organiseren en afstemmen;
• Je bent een teamplayer voor je (directe) collega’s;
• Je voelt je thuis bij onze kernwaarden: Verbinden, Open, Energiek en Lef (VOEL!).

• Een opleiding op HBO-niveau, hierbij kun je denken aan (Bedrijfskundige) Informatica.
• Ruime ervaring als functioneel beheerder
• Ervaring in procesontwerp
• Kennis van Zaak- en Document Managementsystemen, heb je specifiek ervaring met Liber (zaaksysteem) of Corsa (DMS), dan is dat een pré!

Afhankelijk van je ervaring word je ingeschaald in schaal 9 (€ 2.865,- tot € 4.208,-). Dit alles bij een 36-urige werkweek. Daarnaast ben je verzekerd van goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een individueel keuze budget (IKB), variabele werktijden en een goede reiskostenregeling. Je krijgt in eerste instantie een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar, met uitzicht op een vast dienstverband.

Naast een uitdagende functie in een plezierige werkomgeving vind je bij Zuidplas voldoende mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen, bijvoorbeeld via onze eigen Zuidplasacademie. En omdat onze gemeenteambtenaren graag flexibel werken, krijg je de beschikking over een smartphone, Chromebook en een elektrische fiets voor werkafspraken. Tot slot werk je met gedreven en betrokken collega’s, die samen resultaat willen behalen en altijd bereid zijn om anderen te helpen.

Beschik je over de kernwaarden: verbindend, open, energiek en lef. Je bent politiek sensitief en maatschappelijk betrokken en wil jouw bijdrage leveren aan een optimale leefomgeving van de inwoners van de gemeente Zuidplas. Voldoe je aan ons profiel en spreekt de functie je aan? Dan maken we graag kennis met je! Solliciteer voor 30 maart.

Heb je nog vragen over de functie? Neem dan contact op met Inge Hendriks, clustermanager Communicatie, HR, JZ en Inkoop. Vragen over de sollicitatieprocedure kun je stellen aan Sandhia Sheombar, Corporate Recruiter.
Beiden zijn telefonisch bereikbaar via (0180) 330 300.